1703.2022
Kuuntele blogi
Mitä huolellisemmin vaatimusmäärittely tehdään ennen ohjelmistoprojektin alkua, sitä varmemmin projekti menee nappiin. Siksi siihen kannattaa panostaa, sillä vaatimusmäärittelyyn kuluva aika maksaa itsensä lopulta takaisin.
Vaatimusmäärittely on dokumentaatio, johon kirjataan ylös, mitä ohjelmistolta vaaditaan: eli mitä ohjelmistolla on tarkoitus tehdä, millaisia ominaisuuksia siinä tulee olla ja mitä ongelmia sen tulee ratkaista. Näin ohjelmisto vastaa tiettyjä, juuri sinun yrityksesi tarpeita.
Vaatimusmäärittely tehdään ennen hankintapäätöstä ja se on ohjelmistoprojektin perusta. Dokumentaation pohjalta palveluntarjoajan pitäisi saada selkeä kuva siitä, mitä ohjelmistolta haluat, eli minkä tulisi olla ohjelmistoprojektin lopputulos.
Ohjelmistoprojektit vievät yleensä useamman yrityksesi työntekijän aikaa, joten siksi niihin ei kannata lähteä liian kevyin eväin. Huolellisesti toteutettu vaatimusmäärittely varmistaa, että ohjelmisto vastaa ennalta määriteltyihin tarpeisiin, ja että sinä ja palveluntarjoaja kuljette varmasti kohti samoja tavoitteita.
Mitä tarkemmin vaatimusmäärittely on tehty, sitä sujuvammin itse projekti onnistuu. Ilman ennalta sovittuja yhteisiä tavoitteita ja pelisääntöjä projektin edetessä voi käydä ilmi, että sinä ja palveluntarjoaja olette ymmärtäneet projektin tavoitteet ja sen edellyttämät resurssit eri tavoin. Tämä johtaa siihen, että sekä kustannukset että projektiin käytetty aika kasvavat.
Vaatimusmäärittely palvelee siis ennen kaikkea sinun tarpeitasi asiakkaana. Se auttaa myös löytämään sopivan palveluntarjoajan, joka pystyy vastaamaan juuri sinun tarpeisiisi.
Lue blogi Mitä CRM-järjestelmän käyttöönotto vaatii?
Vaatimusmäärittelyssä tulee kuvata selkeästi kaikki asiat, joita ohjelmistolta edellytetään. Kaikki vaatimukset eivät ole kuitenkaan samalla viivalla, vaan määrittelyssä niitä kannattaa asettaa tärkeysjärjestykseen. Mitkä ominaisuudet ovat välttämättömiä heti, kun ohjelmisto tulee käyttöön, ja mihin voidaan esimerkiksi palata myöhemmin? Mieti siis määrittelyä laatiessasi, mitkä vaatimukset ovat tärkeimpiä ja mitkä toissijaisia.
Vaatimukset jaetaan yleensä toiminnallisiin ja ei-toiminnallisiin. Toiminnalliset vaatimukset tarkoittavat sitä, mitä ohjelmiston täytyy sisältää ja mitä vaaditaan, että se vastaa haluttuun tarkoitukseen. Esimerkiksi osana CRM-järjestelmän (Customer Relationship Management) hankintaa voisi olla vaatimus "Myyjien pitää pystyä soittamaan suoraan CRM-järjestelmästä ja puheluiden pitää tallentua järjestelmään". Ei-toiminnalliset vaatimukset ovat laadullisia vaatimuksia, kuten käytettävyys, toimintakyky ja skaalautuvuus.
Tukena vaatimusmäärittelyn laadinnassa voidaan käyttää käyttötapausdokumenttia, joka kuvaa tarkemmin, miten käyttäjät ja ohjelmisto ovat vuorovaikutuksessa keskenään. Se kertoo, miten käyttäjä suorittaa ohjelmiston avulla tietyn tehtävän.
Vaatimusmäärittelyssä tulee tuoda esiin, pitääkö ohjelmiston vastata tiettyjä standardeja esimerkiksi saavutettavuuden suhteen. Lisäksi ohjelmiston ylläpito kannattaa ottaa mukaan määrittelyyn. Onko ylläpito asiakkaan vai palveluntarjoajan vastuulla, ja jos vastuu jakautuu heidän kesken, kenellä on vastuu mistäkin osa-alueesta?
Dokumentista tulee selvitä, millaisia integraatioita on tarkoitus tehdä nyt ja tulevaisuudessa. Onko esimerkiksi CRM-järjestelmän tarkoitus jatkossa toimia yksiin markkinoinnin automaation järjestelmän kanssa?
Ohjelmistoa ollaan harvoin jos koskaan hankkimassa vuoden tai kahden tarpeisiin, mikä pitää ottaa huomioon jo vaatimusmäärittelyssä. Kaikkea tulevaisuuden tuomaa emme voi ennustaa, mutta vaatimusmäärittelyä tehtäessä kannattaa aina ajatella asioita pidemmällä aikajänteellä.
Liiketoimintasi saattaa kasvaa tai muuttua, joten on tärkeää varmistaa, että ohjelmisto palvelee pitkän aikavälin tarpeita ja skaalautuu tuleviin vaatimuksiin.
“Onnistuneen vaatimusmäärittelyn avulla varmistetaan, että ohjelmisto skaalautuu myös tulevaisuuden tarpeisiin, eikä ohjelmistoa osteta vain yhden tai kahden vuoden tarpeisiin.” Sales Communicationsin projektijohtaja Mika Ahonen.
Vaatimusmäärittelyn tärkein tehtävä on varmistaa, että sinä ja palveluntarjoaja olette samalla sivulla. Eli palveluntarjoaja tietää, mitä sinä haluat ohjelmistolta ja pystyy siten vastaamaan tarpeisiisi mahdollisimman hyvin ja tehokkaasti sekä toivotussa aikataulussa.
Kenenkään etujen mukaista ei ole se, että ohjelmistoprojektin edetessä tipahtelee uusia tarpeita ja lisätoiveita, joita ei ole huomioitu projektin alussa. Toki joitain muutoksia vaatimuksiin voi tulla, mutta niiden pitäisi olla ennemmin poikkeus kuin sääntö. Useat ennakoimattomat muutokset tulevat nopeasti kalliiksi.
Vaatimusmäärittelyn tekeminen säästää ennen kaikkea yrityksesi omaa aikaa ja resursseja. Kun vaatimusmäärittely on laadittu huolellisesti ja tuleviakin tarpeita huomioiden, vastaan ei tule yllätyksiä. Asiakkaana tiedät itse etukäteen, mitä saat ja toisaalta palveluntarjoaja tietää, mitä häneltä odotetaan.
Vaatimusmäärittelyn on hyvä sisältää tietoa budjetista: mikä on käytettävissä oleva euromäärä ja mitä toivotte sillä saavutettavan? Kannattaa myös kirjata ylös kaikki muut resurssit, eli minkä verran esimerkiksi teillä itsellänne on käytettävissä aikaa projektissa mukana olemiseen ja ketkä kaikki osallistuvat.
Käytännössä vaatimusmäärittelystä on vastuussa se yksikkö tai osasto, jonka käyttöön ohjelmisto ensisijaisesti tulee, mutta muidenkin ohjelmistoa käyttävien on hyvä osallistua. Esimerkiksi CRM-järjestelmä voi tulla pääasiassa myynnin käyttöön, mutta myös markkinointi voi käyttää sitä, jolloin heidänkin näkemystään kannattaa kuunnella vaatimusten määrittelyssä.
Vaatimusmäärittelyyn osallistuvien osastojen tai henkilöiden valintaan vaikuttaa sekin, millaisia integraatioita toivotte tai suunnittelette ohjelmistoon tulevan. Millaisten ohjelmistojen kanssa sen pitää toimia yhteen ja ketkä käyttävät integroituja ohjelmistoja?
Hyvä vaatimusmäärittely syntyy yhteistyössä: ohjelmiston varsinaisessa käyttöönotossa säästyy aikaa, kun raamit on sovittu yhdessä ja ne on dokumentoitu selkeästi.
Lue blogi Weesas laittaa vaativat HubSpot-integraatiot onnistumaan
Vaatimusmäärittelyn laadinnassa on yleisiä haasteita, jotka voit väistää helpommin, kun olet niistä etukäteen tietoinen. Tyypillinen kompastuskivi on se, että asiakas ei ole aivan varma, mitä ohjelmistolla on tarkoitus saavuttaa ja millaiset ovat oman liiketoiminnan vaatimukset. Tämän vuoksi on tärkeää miettiä, mitkä ovat ne ongelmat, joihin uuden ohjelmiston tulee vastata. Kannattaa kuunnella työntekijöitä, jotka käyttävät ohjelmistoa päivittäisessä työssään: miten ohjelmiston tulee toimia, jotta se vastaa juuri heidän tarpeisiinsa?
Ongelmia saattaa syntyä myös, jos oletat palveluntarjoajalla olevan enemmän tietoa yrityksen sisäisistä prosesseista kuin hänellä voi oikeasti olla. Palveluntarjoaja ei välttämättä tunne yrityksesi alaa saati toimintatapoja. Vaatimusmäärittelyä kannattaa miettiä yrityksen ulkopuolisen henkilön näkökulmasta. Parhaiten se onnistuu, kun määrittely tehdään yhteistyössä palveluntarjoajan kanssa.
Palveluntarjoaja auttaa tavoitteiden määrittelyssä ja antaa uutta näkökulmaa siihen, miten ohjelmisto voi taipua yrityksesi tarpeisiin. Yrityksesi on oman alansa asiantuntija eikä sinun asiakkaana tarvitsekaan tietää kaikkea ohjelmiston hankinnasta. Siinä asiantuntija on palvelun tarjoava yritys, joka auttaa pääsemään parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen.
Onnistunut vaatimusmäärittely on selkeä ja vastaa jokaiseen projektia koskevaan kysymykseen. Se antaa palveluntarjoajalle ja sinulle yhteiset suuntaviivat, joiden avulla ohjelmistoprojekti saadaan onnellisesti maaliin.
Suurin hyöty huolella laaditusta vaatimusmäärittelystä on sinulle asiakkaana. Kun on mietitty huolella, mitä ohjelmistolta tarvitaan ja halutaan, ohjelmistoprojektin onnistumista on myös helpompi arvioida jälkikäteen.
Marjo on sisällöntuottaja ja markkinoinnin ammattilainen, joka ei ole vielä löytänyt aihetta, josta ei haluaisi kirjoittaa.
