Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Sales Communications Finland Oy 
Westendintie 99 F 29, 02160 Espoo
+358 (0)40 752 0785

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Jani Aaltonen, puh. +358 (0)40 752 0785

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

• Henkilötietoja käytetään henkilötietolain mukaisiin tarkoituksiin. Näitä ovat mm. seuraavat:
• Asiakassuhteen hoitaminen ja ylläpito
• Asiakaskirjeet ja tiedotteet
• Asiakaskyselyt ja asiakasinformaation kerääminen
• Sales Communications Finland Oy:n ja yhteistyökumppaneiden tarjoamien palvelujen toteuttaminen, myynti, hallinta, laskuttaminen ja tuotteiden/palveluiden markkinointi sekä palvelujen kehittäminen
• Sales Communications Finland Oy :llä ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvilla yhtiöillä on oikeus käyttää ja luovuttaa rekisterissä olevia tietoja perusteltua käyttötarkoitusta varten (esim. suoramainonta, etämyynti, mielipide- ja markkinatutkimukset) henkilötietolain ja muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. 
• Henkilötietojen käsittelyssä noudatamme myös IT2022 EHK - erityisehtoja henkilötietojen käsittelyssä.
• Asiakas- ja prospektitietojen rikastaminen sekä myynnin ja markkinoinnin kohdentaminen ja profilointi, mukaan lukien julkisista verkko- ja sosiaalisen median lähteistä (esim. LinkedIn, yritysten verkkosivut) kerättyjen ammatillisten tietojen hyödyntäminen B2B-kontekstissa.

Rekisterin tietosisältö

• Yhteystiedot: Yrityksen nimi, henkilön etu- ja sukunimi, titteli, osoite, puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet
• Henkilön antamat suostumukset tai kiellot sähköiseen suoramarkkinointiin
• Henkilön antamat profilointitiedot sekä asiakassuhteeseen ja palvelujen käyttöön liittyvät tiedot (esim. palaute sekä palveluiden hankintaan tai yrityksen strategiaan liittyvät tiedot)
• Henkilöön liittyvät muut tunnistetiedot ja yhteystiedot voidaan siirtää markkinointirekisteriin suoramarkkinointitarkoituksiin myös asiakkuuden päättymisen jälkeen.
• Asiakas- ja projektitapaamisten tallenteet sekä tekoälyavusteisesti analysoidut tallenteet ja niiden analyysit
• Henkilön antamat profilointitiedot sekä Sales Communicationsin tuottamat profilointitiedot (esim. asiakassuhteeseen, palvelujen käyttöön ja julkisiin ammatillisiin tietoihin perustuvat segmentit ja kiinnostusprofiilit) sekä näihin liittyvät palautteet ja palveluiden hankintaan tai yrityksen strategiaan liittyvät tiedot.”

Henkilötietojen säilyttäminen

Säilytämme käsittelemiämme henkilötietoja niin kauan kuin tarvitsemme niitä, ottaen huomioon ne tarkoitukset, joita varten ne kerättiin, tai kuten tietosuojalainsäädännössä tai muussa erityislainsäädännössä edellytetään.

Säännönmukaiset tietolähteet

Sales Communications Finland Oy:n sähköinen asiakasrekisteri. 

Asiakkaan antamat tiedot ja palvelun yhteydessä muodostuneet tiedot. Tiedot tallentuvat automaattisesti rekisteriin käyttäjän jättäessä tiedot tai käyttäessään www.salescommunications.fi-palvelua tai muita Sales Communications Finland Oy:n tai sen tytäryhtiöiden omistamia tai hallinnoimia palveluita. 

Asiakkaan ja prospektin itsensä antamat tiedot ja palvelun käytön yhteydessä muodostuvat tiedot. Lisäksi voimme hyödyntää julkisia tietolähteitä, kuten yritysten verkkosivuja, julkisia kauppa- ja viranomaisrekistereitä sekä ammatillisia sosiaalisen median palveluja (esim. LinkedIn), B2B-rooliin ja yritykseen liittyvien tietojen päivittämiseen ja profilointiin.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tiedot voidaan luovuttaa myös EUn tai ETA ulkopuolelle.

Tiedot sijaitsevat Suomen rajojen ulkopuolella tai EU:ssa Sales Communications Finland Oy:n vuokraamien palveluiden omistajien tietovarastoissa.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri on suojattu ulkoisilta tunkeutumisilta käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Näihin tietokantoihin pääsevät vain ne, joilla siihen on työnsä puolesta oikeus ja tarvittavat salasanat. Käyttäjistä jää käyttäjäloki.

Tarkastusoikeus 

Jokaisella on oikeus tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu. Tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa ja pyyntöä esitettäessä henkilön on todistettava oma henkilöllisyytensä. Tiedot annetaan pyydettäessä kirjallisesti tältä sivulta löytyvällä lomakkeella.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterinpitäjä poistaa, oikaisee tai täydentää käsittelyn kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot oma-aloitteisesti tai henkilön pyynnöstä. Oikaisupyyntö on tehtävä kirjallisesti. 

Oikeus vaatia tietojen poistamista

Jokaisella on oikeus tulla unohdetuksi. Poistamme kirjallisesta pyynnöstä kaikki tietomme koskien rekisteröityä.  

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet 

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten. Kielto tulee osoittaa rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle tällä sivulta löytyvällä lomakkeella.

Puhelujen tallennus

Tallennamme osan myynnin, markkinoinnin ja asiakaspalvelun puheluita HubSpot‑järjestelmän avulla, jotta voimme varmistaa palvelun laadun, kehittää prosessejamme sekä todentaa sopimuksia ja yhteydenottoja. Puhelut voivat sisältää äänitallenteen, automaattisen tekstilitteroinnin, puhelun tekniset tiedot (esim. päivämäärä, kesto, numero) sekä puheluun liittyviä muistiinpanoja.knowledge.hubspot+3

Puhelujen tallentamisesta ilmoitetaan aina etukäteen ennen tallennuksen aloittamista, ja asiakkaalla on mahdollisuus kieltää tallennus. Jos et hyväksy tallennusta, puhelu kirjautuu ainoastaan tapahtumana ilman äänitallennetta.

Puhelujen tallentamisen oikeusperusteena on pääsääntöisesti oikeutettu etu (GDPR 6(1)(f)) palvelun laadun varmistamiseksi, palvelutilanteiden ja sopimusten todentamiseksi sekä mahdollisten virheiden ja väärinkäsitysten selvittämiseksi. Mikäli puheluun sisältyy suoramarkkinointia tai edellytetään erillistä suostumusta, pyydämme tarvittavan suostumuksen erikseen ja kirjaamme sen HubSpot‑järjestelmään.

Puhelujen tallennus toteutetaan HubSpotin ja sen käyttämän Twilio‑puhelupalvelun kautta, jolloin HubSpot toimii henkilötietojen käsittelijänä ja Sales Communications rekisterinpitäjänä. Tallenteisiin on pääsy vain niillä työntekijöillä, joilla on tehtäviensä hoitamisen kannalta perusteltu tarve, ja tallenteita säilytetään vain niin kauan kuin se on edellä mainittuihin tarkoituksiin ja lainsäädäntöön nähden tarpeen.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa ja oikaista häntä koskevat tiedot, pyytää tallenteen poistamista sekä tietyissä tilanteissa vastustaa puhelun tallentamista oikeutetun edun perusteella. Puhelutallenteita koskevat pyynnöt voi esittää käyttämällä tämän tietosuojaselosteen yhteystietoja; käsittelemme pyynnöt lainsäädännön edellyttämässä määräajassa.

Evästeiden käyttö

Käytämme evästeitä (cookies) verkkoliikenteen seuraamiseen ja verkkovierailijoiden tunnistamiseen ja palvelumme kehittämiseen asiakaskokemuksen parantamiseksi. Jokaisella on mahdollisuus sivuillemme saapuessaan valita, asennetaanko evästeet vierailun yhteydessä selaimeen vai ei.

Välttämättömät evästeet

Välttämättömät evästeet toteuttavat sivuston perustoimintoja, kuten sivulla siirtymisen sekä lomakkeiden käytön. Verkkosivusto ei toimi ilman näitä evästeitä.

Analytiikkaevästeet ja käyttökokemukseen vaikuttavat evästeet

Näiden evästeiden avulla keräämme tietoa sivustomme käytöstä. Tämä tieto auttaa meitä parantamaan verkkosivuston sisältöä ja käytettävyyttä, ja luo sinulle parhaan mahdollisen asiakaskokemuksen.

Toiminnalliset evästeet

Tämä eväste mahdollistaa chatin käytön sivustollamme ja voit kommunikoida kanssamme.

Mainonnan evästeet

Näiden evästeiden avulla pyrimme varmistamaan, että näkemäsi Sales Communicationsin mainonta on sinulle kiinnostavaa etkä saa fiidiisi mitään turhaa.

Tarkemmat tiedot sivuillamme olevista evästeistä: 

Ota yhteyttä

Jos sinulla on kysyttävää tai palautetta tästä tietosuojakäytännöstä tai tavasta, jolla käsittelemme henkilötietojasi, tai haluaisit käyttää yllä mainittuja oikeuksiasi, voit ottaa meihin yhteyttä tällä sivulta löytyvällä lomakkeella.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle. Asianomainen tietosuojaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto.

ChatGPT‑palveluiden käyttö Sales Communicationsin palveluissa

1. Rekisterinpitäjä ja tietojen käsittelijä

Sales Communications Oy on henkilötietojen rekisterinpitäjä. ChatGPT- ja OpenAI API -palveluiden osalta tietojen käsittelijänä toimii OpenAI Ireland Limited (jos asiakas on EEA:ssa). Meillä on voimassa Data Processing Addendum (DPA) OpenAI:n kanssa, joka määrittelee roolit, vastuut ja noudattaa GDPR:n art. 28 vaatimuksia .

2. Tietojen käsittelyn laajuus ja peruste

• Henkilötietoja käsitellään käyttötarkoituksissa kuten asiakasviestintä, sisällöntuotanto ja analytiikka.

• Käsittelyn oikeusperusteena toimii toimeksiantosuhde (GDPR 6 § 1 b).

• OpenAI käsittelee tietoja vain ohjeiden mukaisesti, eikä niitä käytetä mallien kouluttamiseen, ellei siihen erikseen suostuta (openai.com).
  
  

3. Tietojen säilytys ja suojaus

• Palveluilla on käytössä kyber­turvallisuusstandardit: AES‑256-salaus levossa ja TLS 1.2+ tiedonsiirrossa (openai.com).

• Dataa ei säilytetä jatkokäyttöön ("zero data retention") ja Enterprise-/Team-tilien dataa ei käytetä OpenAI-mallien koulutukseen. 
  
  

4. Rekisteröidyn oikeudet

EU säädösten mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus:

• vaatia virheellisten tietojen oikaisua tai poistamista;
• rajoittaa tai vastustaa käsittelyä;
• saada tiedot siirrettävässä muodossa.

Lisäksi OpenAI tarjoaa Data Removal Request -pyynnöt yksityiskohtaisempaa tietojenkäsittelyä varten (community.openai.com). Kaikissa tapauksissa noudatamme GDPR -mukaisia aikarajoja.

5. Turva- ja riskienhallinta

• OpenAI on sertifioitu SOC 2 Type 2 ja CSA STAR, ja tarjoaa säännöllisiä penetraatiotestejä sekä riippumattomia tarkastuksia (openai.com).

• Sales Communications täydentää tietoturvaa omilla toimenpiteillä: pääsynhallinta, säännölliset auditoinnit ja henkilöstön koulutus.

•  

6. Ilmoitusvelvollisuus tietorikkomuksissa

Mahdollisista tietoturvaloukkauksista ilmoitamme GDPR:n 72 h aikarajan noudattaen ja pidämme rekisteröidyt ajan tasalla.

7. Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Jos ChatGPT:tä käytetään analytiikkaan tai profilointiin, sisällytämme selkeät kuvaukset henkilön vaikutusmahdollisuuksista, ja varmistamme inhimillisen tarkastelun (Art. 22) sekä tarjoamme ohjeet, miten rekisteröity voi vaikuttaa tuloksiin. 

Hyödynnämme profilointia esimerkiksi myynnin ja markkinoinnin kohdentamisessa, liidien priorisoinnissa ja viestien personoinnissa B2B-päätöksentekijöille. Profiloinnin tulokset eivät johda pelkästään automaattisiin, merkittäviä oikeusvaikutuksia aiheuttaviin päätöksiin, vaan ne toimivat myynnin ja markkinoinnin tukena inhimillisen harkinnan rinnalla.

Tätä sivua on päivitetty viimeksi 18.6.2026.