Kuuntele blogi
Vaikka CRM-järjestelmä olisi kuinka hyvä tahansa, sen käyttöönotto ei onnistu, jos sitä ei tehdä suunnitelmallisesti. Arvioiden mukaan jopa 63 prosenttia CRM-käyttöönotoista epäonnistuu. HubSpot ei poikkea tässä suhteessa muista järjestelmistä, sillä sekin palvelee tarkoitustaan ainoastaan oikein käytettynä. Tässä tekstissä käsittelemme toki muitakin HubSpot-työkaluja kuin CRM:ää.
Usein HubSpot otetaan käyttöön nopeasti ilman, että mietitään hankinnan tavoitteita ja suhdetta yrityksen liiketoimintaan. Näin työkaluista ei saada irti kaikkea hyötyä, ja HubSpot-portaalista tulee pahimmillaan sekava kokonaisuus, josta kukaan ei ole vastuussa. Virheet ovat kuitenkin vältettävissä, kun niistä ollaan tietoisia. Toisaalta jos HubSpot on yrityksellänne jo käytössä ja tunnistat blogitekstistä sen käyttöön liittyviä kipukohtia, ei ole liian myöhäistä korjata ongelmia.
Suurin virhe HubSpotin käyttöönotossa on, että iso kuva jätetään huomioimatta. Toisin sanoen HubSpotin käyttöönottoa ei mietitä yhteydessä liiketoiminnan strategiaan ja tavoitteisiin, vaan sitä ajatellaan irrallisena työkaluna. Jos haluat valita yhden vältettävän virheen HubSpotin käyttöönotossa, se on tämä, sillä oikeastaan kaikki muut ongelmat ovat tämän kohdan johdannaisia.
HubSpotin käyttöönoton aikana on esitettävä kysymyksiä, kuten miten HubSpot-hankinta kytkeytyy yrityksen toimintaan ja mitä sillä halutaan saavuttaa.
Tyypillinen tapaus ison kuvan huomioimatta jättämisestä on, että HubSpot halutaan ottaa kiireellä käyttöön, jotta sillä voidaan lähettää esimerkiksi ensimmäinen uutiskirje. HubSpotin käyttäjät siis kiinnittävät huomionsa yksityiskohtiin, vaikka kokonaisuutta ei vielä ole suunniteltu.
Uutiskirjeiden lähettäminen on toki kannatettavaa, mutta pelkkänä sähköpostien lähettämisen työkaluna HubSpot on hintava sijoitus. Siksi HubSpotin käyttöönotossa kannattaa edetä maltilla suuremmista asioista kohti pienempiä yksityiskohtia ja taktista tekemistä. Kun HubSpot on osa liiketoiminnan kokonaisuutta markkinoinnin, myynnin ja asiakaspalvelun tärkeimpänä digitaalisena työkaluna, se maksaa itsensä väistämättä takaisin.
Yrityksessä tulee olla yksi henkilö, jolla on päävastuu HubSpotin käytöstä riippumatta siitä, kuinka monta henkilöä ja tiimiä HubSpotia käyttää. Jaettu vastuu tarkoittaa useimmiten käytännössä sitä, että vastuuta ei ole kenelläkään.
Pääkäyttäjän valitseminen ei merkitse, että kaikki HubSpotiin liittyvä olisi hänen harteillaan. Hän on kuitenkin se henkilö, jolla on suurin vastuu siitä, että HubSpotia käytetään sovittujen raamien mukaan. Hän on myös vastuussasiitä, että HubSpot-portaali auditoidaan säännöllisesti.
Usein HubSpotin käyttöönoton yhteydessä siihen viedään dataa, jota ei ole käyty läpi. Kun data viedään HubSpotiin ilman minkäänlaista seulontaa, järjestelmään päätyy paljon vanhentunutta tietoa ja tupladataa. Jatkossa datan huono laatu hidastaa työskentelyä vieden moninkertaisesti enemmän aikaa kuin mitä olisi kulunut siihen, jos heti olisi varmistettu, että järjestelmään viedään ainoastaan ajan tasalla olevaa tietoa.
Esimerkkejä huonolaatuisesta datasta on, että CRM:ään on viety kahteen kertaan saman kontaktin tiedot ja kenties tiedot ovat vieläpä ristiriidassa keskenään. Samoin CRM:ään viedään usein sähköpostiosoitteita, jotka eivät ole enää toiminnassa esimerkiksi siksi, koska kyseinen henkilö on siirtynyt uuden yrityksen palvelukseen.
Kun kontaktitietoja viedään HubSpotiin, sinne ei välttämättä myöskään lisätä kaikkia tarpeellisia tietoja esimerkiksi kiireeseen vedoten. Puutteelliset yhteystiedot tekevät kontaktin tavoittelemisen vaikeammaksi tai jopa mahdottomaksi. Ongelma on myös, jos dataa vievät järjestelmään monet eri henkilöt ennen kuin heitä on koulutettu HubSpotin käyttöön ja sovittu käytön yhteisistä suuntaviivoista.
HubSpotin hankinta on aina teknologiahankinta. Siksi HubSpotin tai minkä tahansa digitaalisen työkalun käyttöönotossa on tärkeää, että yrityksestä löytyy teknologiaosaamista tai vähintään motivaatiota oppia.
Jos osaaminen ei heti alkuun ole huipussaan, se ei vielä estä HubSpotin käyttöönoton onnistumista. Mutta jos pääkäyttäjällä ja muilla työkalun kanssa säännöllisesti työskentelevillä ei ole motivaatiota tai aikaa uuden teknologian opetteluun, HubSpot jää todennäköisesti vajaakäytölle.
Jos HubSpot otetaan käyttöön kiireellä, määrittely jää helposti tekemättä. Asetuksia ei laiteta kuntoon eikä esimerkiksi mietitä, minkä muiden järjestelmien kanssa HubSpot tulisi integroida.
Myös yhteiset pelisäännöt HubSpotin käyttöön tulisi sopia heti käyttöönoton yhteydessä. Tähän kuuluvat esimerkiksi nimeämiskäytännöt ja suuntaviivat siihen, miten HubSpotia käytetään myynnin, markkinoinnin ja/tai asiakaspalvelun päivittäisessä työssä. HubSpot on on monipuolinen työkalu, mutta kaikkea ei kannata yrittää tehdä saman tien, vaan määritellä asiat, joissa HubSpotia alkuun hyödynnetään.
Yksi tyypillinen HubSpotin käyttöönoton onnistumisen este on, että käyttäjiä ei saada sitoutumaan hankkeeseen ja innostumaan HubSpotin käytöstä, jolloin sitä ei myöskään hyödynnetä tarpeeksi. Pahimmassa tapauksessa osa myyjistä ei käytä HubSpotia työssään ollenkaan. Tämän suhteen myynnin tai markkinoinnin johdon on syytä katsoa peiliin, sillä useimmiten ongelmat liittyvät puutteelliseen viestintään ja perehdytykseen.
Usein käyttäjiltä ei myöskään kysytä, miten he haluaisivat tehdä omaa työtään. Heidän ääntään ei kuulla HubSpotin käyttöönottoa suunniteltaessa.
Jokaiselle HubSpotin käyttäjälle tulisi olla selvää, mitkä ovat sen käytön tavoitteet ja miten heidän henkilökohtaisesti odotetaan käyttävän sitä. HubSpotia käyttävien tiimien tulisi käydä yhdessä etukäteen läpi, mitä HubSpot tarkoittaa heidän arjessaan. Muuten työntekijät näkevät HubSpotin aikaa vievänä lisätyönä eivätkä tehokkaamman työskentelyn mahdollistajana.
HubSpot on yksi markkinoiden helppokäyttöisimmistä ja intuitiivisimmista digitaalisista myynnin ja markkinoinnin työkaluista, mutta ilman koulutusta käyttäjät eivät voi tuntea sen tarjoamia mahdollisuuksia. Heitä ei perehdytetä HubSpotin käyttöön eikä sen käytön opetteluun jätetä aikaa. HubSpot-perehdytyksessä kannattaa hyödyntää HubSpot Academyn tarjoamia ilmaisia kursseja ja varata työntekijöiden kalenterista aikaa niiden suorittamiseen.
Ilman kunnollista perehdytystä HubSpotin käyttö jää helposti harrastelun tasolle eikä sen tarjoamia mahdollisuuksia hyödynnetä. HubSpot nähdään kenties vain sähköpostien lähettämisen välineenä tai muistiinpanojen tekemisen alustana. Kun perehdytykseen varataan aikaa, HubSpotin käyttäjät näkevät, miten työkalut toimivat käytännössä ja miten ne nivoutuvat osaksi heidän arkeaan.
Kun haluat keskustella HubSpotin käyttöönotosta, varaa aika HubSpot-konsultin kanssa
HubSpotin käyttöönotossa asiakkaan tulisi olla keskiössä eikä taka-alalla, kuten usein käy. Asiakasdatan tulisi olla kohdillaan, jotta asiakasta voidaan palvella parhaalla mahdollisella tavalla.
Etenkin HubSpotin Service Hubin käyttöönotossa asiakas tulee huomioida aina ensimmäisenä. Muussa tapauksessa asiakaskokemus unohdetaan ja asioita mietitään vain yrityksen omasta näkökulmasta.
Kaikkea ei tarvitse eikä kannata tehdä itse. Usein HubSpotin käyttöönoton alkuvaiheessa mukana on asiantuntija, mutta sen jälkeen HubSpotin kanssa jäädään yksin.
Yrityksessä ei välttämättä ole resursoitu tarpeeksi työvoimaa ja osaamista HubSpotin käyttöön ja digitaalisen markkinoinnin töihin. Tällöin myöskään työntekijöiden HubSpot-osaaminen ei kartu, sillä aikaa opetteluun ei ole.
HubSpot-asiantuntijoita kannattaa käyttää tukena järjestelmän käytössä. Käyttöönottoon kannattaa valita kumppani, joka voi paitsi tukea HubSpotin käytössä, tehdä ne HubSpotiin liittyvät työt, joihin yrityksessä ei ole valmista osaamista tai resursseja.
Tarpeet HubSpotin käytössä ja digitaalisen markkinoinnin töissä voivat muuttua, joten HubSpot-toimisto on joustava vaihtoehto töiden suorittamiseen. Heiltä löytyy erilaisiin tehtäviin oman erityisalansa asiantuntijoita. HubSpot-kumppanin kanssa digitaalisen markkinoinnin työt saadaan myös linkittymään HubSpotin käyttöön, ja niiden seuranta ja raportointi onnistuu HubSpotin kautta.
HubSpot on tehokas ja monipuolinen järjestelmä, mutta vain silloin, kun sen käyttö on sidottu liiketoiminnan tavoitteisiin. Perehdytykseen tulee varata tarpeeksi aikaa, kuten minkä tahansa uuden digitaalisen työkalun kohdalla.
Kun käyttöönotto tehdään huolellisesti ja asiantuntevasti, HubSpot on myynnin ja markkinoinnin paras ystävä. HubSpotin suunnitelmalliseen käyttöönottoon käytetty aika maksaa itsensä lopulta takaisin, sillä työkalujen tehokas käyttö tehostaa töitä ja mahdollistaa monien arkisten rutiinitehtävien automatisoinnin.
Kun kaipaat tukea HubSpotin käyttöönottoon tai jos HubSpot on jo käytössä, mutta näistä virheistä yksi tai useampi kuulostaa tutulta, varaa kalenterista aika keskustelulle HubSpot-konsultin kanssa. Autamme sinut menestyksekkäälle yhteiselle tielle HubSpotin kanssa.
Marjo on sisällöntuottaja ja markkinoinnin ammattilainen, joka ei ole vielä löytänyt aihetta, josta ei haluaisi kirjoittaa.
