<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=917189318365224&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Myyntitapaamisten buukkaaminen HubSpotilla

2305.2022

MyyntiHubSpotHubSpot CRMMyynnin automaatio

Tapaamisten sopiminen sähköpostitse vaatii yleensä useita viestejä ennen kuin molemmille osapuolille sopiva aika löytyy. Päättäjiä on vaikea saada kiinni, ja yhdenkin tapaamisen sopimiseen saattaa kulua todella paljon aikaa. Tässä blogikirjoituksessa kerromme, miten säästät omaa ja muiden aikaa, kun hoidat myyntitapaamisten buukkaamisen HubSpotilla, sekä millä muilla tavoin HubSpot auttaa myynnin rutiinitehtävissä.

Kun yritys on vielä pieni eikä asiakasmäärä ole valtava, myyntitapaamisten buukkaaminen perinteisellä tavalla sähköpostitse tai puhelimitse saattaa toistaiseksi toimia. Mutta isommilla yrityksillä on paljon myyjiä, joten jos työaikaa kuluu liikaa tapaamisten buukkaamiseen, sillä on jo merkittäviä vaikutuksia yrityksen tulokseen ja kannattavuuteen. Mitä enemmän asiakkaita ja kontakteja myyjillä on, sitä tärkeämpää on tehdä tapaamisten buukkaaminen ja myyntityö ylipäänsä mahdollisimman sujuvaksi ja nopeaksi.

Siksi tapaamisten buukkaamiseen kannattaa ottaa käyttöön työkalu, joka ei ainoastaan nopeuta tapaamisten sopimista, vaan mahdollistaa niiden ja myynnin muiden toimenpiteiden helpon hallinnoinnin.

3

Miksi myyntitapaamisten buukkaaminen kannattaa hoitaa HubSpot Sales Hubin avulla

HubSpotin työkalulla tapaamisten varaaminen on nopeaa ja yksinkertaista. Voit myös tarjota kontaktillesi tai asiakkaallesi mahdollisuuden varata aikaa omasta kalenteristasi. Tällöin asiakkaasi buukkaa itse tarvitsemansa tapaamisen.

Kaikki data samassa paikassa

HubSpotin käyttö tapaamisten buukkaamisessa ja hallinnoinnissa mahdollistaa sen, että kaikki data pysyy samassa paikassa. Tähän kuuluvat esimerkiksi tehdyt soitot, tulossa olevat tapaamiset ja puheluissa läpikäydyt asiat.

Näin on helppoa pysyä kartalla siitä, mitä keskusteluja on käyty missäkin kanavassa, kuinka monta tapaamista myyjä on buukannut ja mitkä ovat tapaamisten tulokset.

Tieto ei ole jakautunut eri kanaviin, kuten myyjien sähköposteihin, heidän päänsä sisään, post-it-lapuille ja heidän tietokoneelleen tallennettuihin tiedostoihin. Kaikki myyjän ja asiakkaan välinen kanssakäyminen löytyy HubSpotista.

Jos tiimistä esimerkiksi lähtee myyjä, tieto ei häviä hänen mukanaan eikä jää hänen sähköposti-inboxiinsa vaan on yhä kaikkien saatavilla. Näin asiakasta voidaan palvella sulavasti ilman katkoja, mikä on tärkeää, sillä asiakasta tuskin turhauttaa mikään asia yhtä paljon kuin se, että hänen pitää kertoa samat asiat yhä uudelleen eri henkilöille.

Varaa aika HubSpot-konsultin kanssa

Myyntityö helpottuu

Kun tapaamisten sopiminen ja tietojen etsiminen eivät enää vie yhtä paljon myyjien aikaa, he voivat keskittyä paremmin itse myyntityöhön ja asiakkaiden palvelemiseen.

Joku saattaa epäillä, että myyjät eivät kuitenkaan sitoudu lisäämään kaikkea tietoa järjestelmään, sillä se vaatii ylimääräistä vaivaa. Mutta näin ei ole, sillä kun kaikki kanssakäyminen tapaamisten varaamisesta puheluihin ja sähköposteihiin hoidetaan HubSpotissa, tiedot jäävät järjestelmään automaattisesti.

Kun järjestelmä on helppokäyttöinen ja intuitiivinen, se ohjaa tekemään oikeita asioita eikä sitä käyttääkseen tarvitse olla diginatiivi. Ongelmia sen sijaan syntyy, jos työkaluksi tapaamisten buukkaamiseen ja myyntityön hallintaan valitaan vaikeammin opeteltava järjestelmä tai jos myynnin työkalut kursitaan kokoon eri järjestelmistä, jotka eivät keskustele keskenään.


Lue Case Nordic Floors – myynnin kasvu 250 % 

HubSpot-ominaisuuksia, joita kannattaa hyödyntää

HubSpotissa on paljon ominaisuuksia, jotka helpottavat tapaamisten sopimista, hallintaa ja muuta myynnin päivittäistä työtä.

Katso videolta, miten myyntikäyntejä varataan HubSpotin avulla:

HubSpot Video

Tapaamisten buukkaaminen HubSpotilla

Tapaamisten varaaminen onnistuu HubSpotissa helposti eri paikoissa, kuten kontakteissa, yrityksissä, diileissä ja tiketeissä.

Näin varaat tapaamisen kontakteissa:

  1. Navigoi HubSpot-portaalissasi kohtaan Contacts ➡️ Contacts.
  2. Valitse kontakti, jonka kanssa haluat varata tapaamisen.
  3. Klikkaa kalenteri-ikonia.

  • Ruudun alakulmaan aukeaa ikkuna, johon voit lisätä tapaamiselle otsikon ja tapaamisen tyypin sekä valita osallistujat ja alkamisajankohdan. Kenttään “Attendee description” saat lisättyä tiedot tapaamisen osallistujille, ja kenttään “team notes” voit halutessasi lisätä tiimillesi muistiinpanoja, jotka näkyvät vain sisäisesti.
  • Tapaamisen voi synkronoida Google- tai Office 365 -kalenterin kanssa.


Kun olet varannut tapaamisen, kontakti saa kutsun, jonka hän voi lisätä omaan kalenteriinsa. Hyväksytty tapaaminen tulee automaattisesti omaan kalenteriisi.

Soittolistojen laadinta

Voit laatia itsellesi tai tiimillesi soittolistoja, jotka myyjän on helppo käydä läpi ja seurata soitettujen ja tulossa olevien puhelujen määrää. Niiden avulla soitot on myös helppo jakaa tasaisesti myyjien kesken.

Snippetit

Snippetit ovat valmiita tekstinpätkiä, joita voidaan käyttää viestittäessä asiakkaan kanssa. Snippeteissä voidaan esimerkiksi kertoa vastauksia asiakkaiden usein esittämiin kysymyksiin. Niitä voidaan käyttää esimerkiksi tapaamiskutsuissa, asiakkaan tiedusteluihin vastattaessa ja sähköposteissa. Näin myyjiltä säästyy aikaa, ja eri myyjien antamat vastaukset ja neuvot ovat keskenään yhdenmukaisia.

Snippetin luominen:

  • Mene Hubspot-portaalissasi kohtaan Conversations ➡️ Snippets.
  • Klikkaa “Create snippet”.
  • Pääset nimeämään snippetin, kirjoittamaan tekstin ja luomaan oikotien, jonka kautta snippet löytyy jatkossa helposti.


Playbooks

Playbookien avulla voidaan jakaa myynnin parhaita käytäntöjä, opastaa tiimin jäseniä ja luoda valmiita käsikirjoituksia puheluja varten. Playbookit voivat sisältää tekstiä, linkkejä, kuvia ja videoita.

Playbookin pääset luomaan näin:

  • Mene HubSpot-tililläsi kohtaan Sales ➡️ Playbooks.
  • HubSpot tarjoaa playbookien luomiseen erilaisia pohjia tai voit luoda playbookin alusta asti itse.
  • Klikkaa oikeasta yläkulmasta “Create playbook”.
  • Nimeä playbook haluamallasi tavalla ja tuota sisältö editorissa.


Soittoskriptit

Soittoskriptit eli käsikirjoitukset ovat myyjien apuna puheluissa. Niitä pääset luomaan helposti playbookien avulla. Käsikirjoitukset toimivat runkona myyntipuheluille auttaen myyjää esimerkiksi esittämään asiat toimiviksi todetuilla tavoilla ja loogisessa järjestyksessä.

Kalenteri

Voit lähettää kontaktillesi kalenterilinkin, jonka kautta hän saa varattua kalenteristasi itselleen sopivan ajan. Voit upottaa kalenterin esimerkiksi verkkosivuille ja tarjota näin mahdollisuuden verkkosivuston vierailijalle varata itse aika kalenterista. Kalenterilinkin voi lisätä myös esimerkiksi nurturointisähköposteihin. Voit itse määritellä, minkä pituisia aikoja kalenterista voi varata.

Soittaminen HubSpotilla

Voit soittaa puheluita suoraan HubSpotista. Puhelun päätyttyä pääset tekemään muistion puhelussa läpikäydyistä asioista. Kaikki tiedot tehdyistä puheluista ja niiden sisällöistä kirjautuvat näin HubSpotiin. Puhelun jälkeen voit myös luoda follow up -tehtävän, kuten uuden soiton tai sähköpostin lähettämisen.

Puhelun soittaminen HubSpotissa:

  • Mene HubSpot-portaalissa kohtaan Contacts ➡️ Contacs ja valitse kontakti, jolle haluat soittaa.
  • Paina luuri-ikonia, joka löytyy kontaktin tietojen alta. Puhelu käynnistyy.

Tehtävien jako ja työskentely tehtävien kautta

Myynnin työt kannattaa järjestää HubSpotin tehtävien eli taskien kautta. Tällöin myyjä näkee aamulla ensimmäisenä HubSpotin avattuaan, mitä hänellä on sinä päivänä tehtävälistallaan. Myyjät ja myyntitiimien vetäjät pysyvät aina kartalla siitä, mitä tehtäviä on tehty ja mitä on tekemättä. Tehtävistä nähdään myös, jakautuvatko työt tasaisesti tiimin kesken.

Sekvenssit eli sequencet

Sekvenssien avulla voit lähettää kohdennettuja ja ajastettuja sähköposteja nurturoidaksesi kontakteja. Voit luoda sekvensseihin myös automatisoituja tehtäviä, jotka muistuttavat sinua olemaan yhteydessä kontakteihin.

Sekvenssejä pääset luomaan näin:

  • Mene HubSpot-tililläsi kohtaan Automations ➡️ Sequences.
  • Klikkaa “Create Sequence”.
  • Valitse, luotko sekvenssin alusta saakka vai käytätkö valmista pohjaa. Klikkaa sitten “Create sequence”, ja pääset luomaan haluamasi sekvenssin.

2
Ohjeita HubSpotin soittotoiminnon käyttöönottoon

HubSpotin soittotoimintoa kannattaa hyödyntää, sillä siten kaikki yhteydenotot saadaan keskitettyä yhteen paikkaan. Näin on paljon todennäköisempää, että puheluista jää jälki, sillä HubSpot ohjaa tekemään muistion heti puhelun jälkeen.

Voit käyttää HubSpotin tarjoamaa puhelinnumeroa, yhdistää oman puhelinnumerosi HubSpotiin tai käyttää kolmannen osapuolen soittopalveluntarjoajaa.

Huomioi, että HubSpot tarjoaa puhelinnumeroita rajatun määrän, joka riippuu tilauksesi tasosta. HubSpot-tileillä on myös rajattu määrä soittominuutteja, jotka on jaettu käyttäjien kesken.

HubSpot-puhelinnumeron luominen:

  • Mene HubSpot-tililläsi asetuksiin.
  • Valitse vasemmalla olevasta valikosta “Calling”.
  • Phone numbers -välilehdellä klikkaa “Get a HubSpot Number”.
  • Tästä aukeaa ruutu, jossa pääset luomaan HubSpot-puhelinnumeron.



Oman puhelinnumerosi pääset lisäämään HubSpotiin näin:

  • Navigoi HubSpot-tililläsi kohtaan Settings ➡️ General ja valitse välilehti Calling.
  • Klikkaa “Add phone number”.
  • Lisää aukeavaan ikkunaan puhelinnumerosi.
  • Saat puhelimeesi vahvistusviestin, jossa on varmistuskoodi syötettäväksi HubSpotiin.

Tehtävien eli taskien luonti

Tehtävät ovat jokaisen myyjän oma to-do-lista. Voit nimetä tehtävät itsellesi tai toiselle kätäjälle, kuten myyntitiimisi jäsenelle. Muut voivat myös luoda sinulle uusia tehtäviä.

Tehtävien lisäksi voit luoda HubSpotissa tehtäväjonoja. Kun aloitat tehtäväjonon purkamisen, HubSpot ohjaa sinut oikeaan kontaktiin tai yritykseen, jota tehtävä koskee. Kun merkitset tehtävän tehdyksi, HubSpot ohjaa sinut suoraan seuraavaan tehtävään.

Voit myös luoda esimerkiksi päivittäin tai viikottain toistuvia tehtäviä.

Taskeja voi luoda useassa eri HubSpotin työkalussa. Taskien etusivulle pääset navigoimalla HubSpot-portaalissasi Sales ➡️ Tasks. Siellä näet yleisnäkymän tehtäviin ja voit suodattaa näkymää esimerkiksi tietyn henkilön tai tehtävän statuksen mukaan. Klikkaamalla “Create task” pääset luomaan uuden tehtävän.


Luodessasi tehtävää pääset valitsemaan tehtävän nimen, tyypin, kenelle se on määrätty, määräpäivän ja lisäämään kommentteja.

HubSpot Sales Hub tehostaa myyntiä

HubSpotin myynnin työkalut on suunniteltu nykyaikaista inbound-myyntiä silmällä pitäen. Myyntitiimi ehtii palvella uusia ja vanhoja asiakkaita entistä paremmin, sillä HubSpotin ansiosta rutiinitöihin kuluu paljon vähemmän aikaa.

Kiinnostaako myynnin tehostaminen? Varaa aika HubSpot-konsultin kanssa:

 

Tilaa blogimme, joka on täynnä timanttista sisältöä koskien markkinointia, myyntiä ja asiakaspalvelua.